Informativa sul trattamento dei dati personali

Soggetti Interessati: Autori di segnalazioni, facilitatori, soggetti coinvolti nella segnalazione

Effebi S.p.A. - con sede in via Virgilio, 234, 55049 Viareggio (LU), P.IVA 00887630465 - in qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. 196/03 ('Codice in materia di protezione dei dati personali'), degli artt. 13 e 14 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE) 2016/679 (anche GDPR) e del D.Lgs. 101/18,  con la presente La informa che la citata normativa prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali e che tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

I Suoi dati personali verranno trattati in accordo alle disposizioni legislative della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza ivi previsti.

Finalità di trattamento: in particolare i Suoi dati verranno trattati per finalità connesse all'attuazione dei seguenti adempimenti, relativi ad obblighi legislativi o contrattuali nell’ambito della procedura di gestione delle segnalazioni:

• Normativa nazionale ed europea relativa ai settori e agli interessi rilevanti per l’Unione;
• Violazioni rilevanti ai sensi della disciplina 231/2001 o violazioni dei modelli organizzativi;
• Ulteriori illeciti civili, amministrativi e contabili contemplati dalla normativa nazionale.

Basi giuridiche: Il trattamento dei dati deriva dalla necessità di adempiere ad un obbligo di legge (art. 6, comma 1, lett. e del GDPR) e precisamente alle previsioni del D. Lgs. 24/2023 recante attuazione della direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali.

I dati personali oggetto di trattamento sono quelli forniti dal segnalante e quelli eventualmente raccolti in odo autonomo nel corso delle attività istruttorie, necessari ad accertare le circostanze oggetto della segnalazione.

Il conferimento dei dati è necessario e funzionale alla gestione delle segnalazioni ricevute nelle forme e modalità descritte nella procedura adottata dalla società.

 

Ai fini dell'indicato trattamento, il Titolare potrà venire a conoscenza di dati definiti comuni e particolari, ovvero sensibili e giudiziari ai sensi del Codice della Privacy, ed in particolare:

• Dati identificativi e di contatto del segnalante;
• Dati identificativi delle persone coinvolte nella segnalazione, informazioni e dati relativi alle violazioni segnalate, compresi eventuali dati personali relativi a categorie particolari e riferiti a condanne penali o reati;
• Ogni altra informazione riferita al segnalante, alle persone coinvolte nella segnalazione a eventuali altri soggetti terzi, che il segnalante decide di condividere per meglio rappresentare i fatti descritti nella segnalazione;
• Dati identificativi, di contatto e relativi all’account di accesso alla piattaforma informatica dei soggetti preposti alla gestione delle segnalazioni.

I Suoi dati sensibili oggetto di trattamento sono solo quelli strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità sopra descritte e verranno trattati nel rispetto delle indicazioni contenute nelle relative Autorizzazioni Generali del Garante.

I Suoi dati personali potranno inoltre, previo suo consenso (richiesto al momento della loro raccolta), essere utilizzati per le seguenti finalità:

• Nessuna finalità.

E’ opportuno specificare che la maggior parte dei trattamenti effettuati non sono soggetti all’obbligo di acquisizione di consenso a norma dell’art. 24 del D. Lgs. 196/2003 e art. 7 del GDPR.

 

Modalità del trattamento: i suoi dati personali potranno essere trattati nei seguenti modi:

• Trattamento manuale a mezzo di archivi cartacei di varia natura, gestiti da personale autorizzato all’interno degli ambienti di lavoro aziendali;
• Trattamento a mezzo di dispositivi elettronici autorizzati dalla rete aziendale, inclusi quelli utilizzati per la gestione accessi in azienda e della videosorveglianza in caso di accertamenti richiesti da parte delle autorità competenti;
• Affidamento a terzi di operazioni di elaborazione, secondo le modalità dichiarate dal Responsabile Esterno e preventivamente autorizzate da parte del Titolare del Trattamento.
•  

Ogni trattamento avviene nel rispetto delle modalità di cui al Capo II del Regolamento (EU) 2016/679 e agli artt. 11, 31 e seguenti del D.Lgs. 196/03.

Comunicazione: I dati personali trattati dal Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e la Trasparenza, in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia e dal “Regolamento per la gestione delle segnalazioni di illeciti e tutela del segnalante” adottato dalla Società.

Tali soggetti sono tenuti a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni di cui sono venuti a conoscenza.

L’identità del segnalante o qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi direttamente o indirettamente tale identità, possono essere rivelate solo con il consenso espresso della persona segnalante. Laddove si renda necessario per esigenze connesse alla segnalazione potranno essere trattate da

• Altre funzioni della Società alle quali sono state fornite specifiche istruzioni;

I suoi dati potranno essere comunicati a terzi, in particolare a:

• Società di consulenza, di auditing/revisione o soggetti che svolgono servizi strumentali alle finalità sopra indicate (es. provider della piattaforma IT), limitatamente alle informazioni necessarie per le funzioni loro attribuite;
• Infine, i dati potranno essere trasmessi, nei casi previsti, all’Autorità Giudiziaria, e/o alle Autorità competenti (es. Corte dei Conti, ANAC).

Diffusione: i dati, fermo restando il divieto assoluto di diffondere i dati idonei a rivelare lo stato di salute, potranno essere diffusi presso:

• Nessuna diffusione

Conservazione: Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza della persona segnalante. I dati personali che manifestamente non sono utili alla valutazione della segnalazione saranno immediatamente cancellati.

Lei ha il diritto di ottenere dal titolare la cancellazione, la comunicazione, l'aggiornamento, la rettificazione, l'integrazione dei dati personali che La riguardano, nonché in generale può esercitare tutti i diritti previsti dall'art.7 del Codice della Privacy e dal Capo III del GDPR, Artt. da 12 a 23, tra cui il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo.

 

Diritti dell’interessato:

Reg.to UE 2016/679: Artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22

1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, la loro comunicazione in forma intelligibile e la possibilità di effettuare reclamo presso l’Autorità di controllo.

 

2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:

a. dell'origine dei dati personali;

b. delle finalità e modalità del trattamento;

c. della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;

d. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2;

e. dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

 

3. L'interessato ha diritto di ottenere:

a. l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;

b. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

c. l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego dimezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;

d. la portabilità dei dati.

 

4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

a. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

b. al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

 

Il segnalante, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, ha inoltre diritto di porre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati nel caso in cui ritenga che il Trattamento violi il citato Regolamento. Si informa che l’esercizio dei suddetti diritti da parte degli altri soggetti interessati, quali il segnalato o altre persone coinvolte, può essere ritardato, limitato o escluso qualora tale esercizio possa comportare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante come previsto dall’art. 2-undicies, lett. f del Codice Privacy (in attuazione dell’art. 23 del GDPR). In tali casi, i suddetti diritti possono essere esercitati tramite il Garante per la Protezione dei dati personali con le modalità di cui all’art. 160 del Codice Privacy.